¿Sientes que no tienes tiempo para ti, para hacer lo que te gustaría? ¿Te desbordas cuando al final del día no has logrado acabar tus objetivos? Si las respuestas son afirmativas, tienes un conflicto en la gestión del preciado tiempo.
En algunos de los post anteriores apuntaba la importancia de marcarse objetivos y la conveniencia de trazar planes de acción de los que resultaran cambios significativos en nuestras vidas. Seguro que cuando los leísteis visteis la idoneidad de la propuesta, aunque a fecha de hoy no habéis acometido ninguno de los planes previstos.
Es evidente que os habrán surgido cosas entre medias que han absorbido vuestro interés. Ahora tenéis vuestras buenas intenciones en la recámara. Acometedlas en cuanto tengáis un minuto libre, y no os digáis: «Bueno hoy no he podido, mañana sin falta». Porque no valen las buenas intenciones si luego hay pocos resultados. Si hemos postergado aquello que, en un principio, consideramos importante, eso significa que una vez más hemos claudicado ante lo urgente y desatendido lo importante.
Esta situación exige aprender a priorizar, es decir, decidir qué se hace antes y qué después, o en última instancia qué se hace o qué no se hace. Esto requiere un compromiso claro: evaluar el grado de importancia, el nivel de urgencia y el plazo de tiempo del que disponemos para la realización del mencionado objetivo. O dicho de otra manera: establecer correctamente las PRIORIDADES y mantener el criterio hasta que se dé por concluido el propósito.
Analiza cualquier día y comprobarás que la mayoría de las tareas que has realizado eran urgentes, es más, que tenían que haber sido realizadas el día anterior. Bajo esta presión, el estrés te mina, y tu efectividad es bastante reducida. Ahora bien, ¿cuánto tiempo dedicas a la planificación de tu agenda? Y cuando la has planeado, ¿cuántas veces la respetas?
Para ponernos manos a la obra con la priorización, vamos a comenzar por asignar el grado de importancia, siempre en relación al cumplimiento de los objetivos y a la obtención de los resultados apetecibles. Para ello elaboramos una lista de todas nuestras tareas. No importa que al principio estén desordenadas. A continuación evaluamos el grado de urgencia y plazo de tiempo del que dispone para su realización. Es muy útil utilizar el sistema de clasificación de tareas de Eisenhower, en base a estas dos variables:
El siguiente paso es distribuir las tareas de la lista en su espacio correspondiente. El objetivo es que a las cosas importantes se les dedique el mayor tiempo, de manera que en vez de generar urgencias (propias o ajenas), generemos éxitos planificados. Lo no urgente y no importante debe ocupar el mínimo tiempo. Ojo que en este apartado están los correos, las largas y tediosas llamadas de teléfono que no sabemos cortar y un amplio etcétera. Recuerda que todo lo urgente que no es importante ha surgido de una falta de priorización, de una postergación de las tareas para otro momento que luego no se produjo.
Seguro que con vuestros comentarios y aportaciones gestionamos el preciado tesoro del tiempo adecuadamente.
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