Una de las propuestas que hacíamos en el post de ayer para resolver la postergación era delegar. Posiblemente pensemos que delegar es lanzarle la «patata caliente» al que está a nuestro lado, o dicho de otro modo, endosarle lo que no nos gusta o lo que nos molesta al primero que se nos presente.
Aprender a delegar difiere del acto en sí mismo de traspasar funciones a otro. No hablo de que un superior encargue una labor a un subordinado siguiendo la línea vertical de autoridad formal en la organización. En la actualidad la acepción «delegar» es mucho más amplia y se realiza también entre iguales, siguiendo la línea horizontal.
Las cosas han cambiado y esa verticalidad está siendo sustituida por el trabajo en equipo, donde los componentes se reparten las tareas para ganar en eficacia y favorecer la realización de proyectos que de otro modo no sería posibles. En algunos colectivos, esta delegación se produce entre competidores en aras de favorecer al cliente y dar el mejor servicio.
Delegación significa, entendida de esta manera, compartir el trabajo tanto a nivel vertical como horizontal. Al compartir las tareas también nos responsabilizamos de su éxito o fracaso, y es necesario hacer sentir a los implicados ese compromiso. Una delegación efectiva necesita que la autoridad sea equivalente a la responsabilidad que se asume.
La delegación sirve para implicar al equipo y generar un grado de confianza entre el delegante y el delegado. Esta confianza permitirá cumplir uno de los requisitos de la delegación: se cede la responsabilidad, pero en ningún caso la autoridad, que debe seguir a cargo del delegante o la persona sobre la que ha recaído el trabajo y su correcta realización. Este es un aspecto a plantear cuando se formaliza la delegación, y debe ser entendido por ambas partes. El proceso será más funcional en un clima organizacional que fomente el desarrollo y crecimiento de los empleados, la innovación, la creatividad y la dignidad humana.
Delegar es bueno, pero ¿qué cosas debo o no delegar? Estos son los dos requisitos para delegar:
• La delegación debe ser precisa y fácil de presentar.
• La delegación debe ser fácil de controlar.
En ningún caso deberían delegarse:
• Las decisiones importantes que afectan a personas o a la organización.
• La estrategia en cualquier área.
• Las relaciones con los superiores.
• La solución de conflictos e incidentes graves.
• Las reclamaciones de terceros cuando se han cometido errores.
• Los temas irregulares y difíciles.
Cuando tenemos dificultades para gestionar conflictos, tendemos a delegar o posponer aquellos asuntos que nos incomodan sobremanera. Esto deja en evidencia una falta de autoridad sobre nuestras competencias que debería ser resuelta con un plan de desarrollo personalizado.
Los pasos, una vez decidido si la tarea es delegable o no, serían:
1. Definir el objeto de delegación.
2. Seleccionar a la persona adecuada.
3. Clarificar la responsabilidad y los resultados que se esperan.
4. Decidir el nivel de autoridad.
5. Establecer los contactos y los puntos de revisión.
6. Hacer que se sientan responsables.
7. Reconocer los resultados y dar un feedback positivo.
Delegar facilita la gestión del tiempo y el buen ritmo de los equipo de trabajo. Este modelo de delegación lo podemos aplicar a cualquiera de nuestras actividades. Ya me contaréis cómo os va.
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